10 Tip dan Trik Terbaik untuk Konferensi Video untuk Orang yang Bekerja Dari …

Sebagian besar kantor telah mengizinkan karyawan mereka untuk bekerja dari rumah karena penyebaran pandemi coronavirus. Semua rapat dan diskusi kantor utama dilakukan melalui aplikasi konferensi video.

Saat ini, konferensi video adalah cara terbaik untuk tetap terhubung dengan kolega Anda dan dengan cepat berbagi informasi penting. Namun, Anda perlu memastikan beberapa hal sebelum memulai panggilan video untuk mendapatkan hasil maksimal dari itu.

Hal-hal lain yang harus dilakukan saat Anda di rumah:

Berikut adalah beberapa tips dan trik untuk membuat panggilan video Anda produktif dan berdampak.

1. Gunakan aplikasi konferensi video terbaik

Gambar: Pixabay

Anda harus menyadari bahwa untuk memiliki konferensi video yang produktif, Anda harus memilih aplikasi dengan bijak. Anda dapat berkonsultasi dengan daftar aplikasi konferensi video terbaik kami dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Aplikasi konferensi video yang cocok harus memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan fungsi dasar seperti berbagi layar, jendela obrolan, dll. Selain itu, pastikan Anda menggunakan versi terbaru aplikasi konferensi video, karena Anda mungkin kehilangan beberapa fitur menarik dan perbaikan bug yang ada di versi aplikasi yang diperbarui.

2. Koneksi internet stabil

Gambar: Depositfoto

Koneksi jaringan yang baik bukanlah suatu kemewahan, tetapi suatu keharusan ketika Anda perlu menghadiri atau mengadakan pertemuan profesional. Koneksi Internet bandwidth rendah dapat menyebabkan gangguan visual dan menurunkan kualitas audio. Ini pada akhirnya akan mengakibatkan komunikasi yang buruk dan juga mempengaruhi produktivitas pertemuan.

3. Biasakanlah fungsi-fungsi aplikasi konferensi video

Sebelum memulai panggilan rapat atau bergabung dengan konferensi video, pastikan Anda terbiasa dengan operasi dasar aplikasi. Memiliki pengetahuan yang tepat tentang cara kerja aplikasi akan menghemat waktu Anda selama konferensi video dan mempermudah Anda.

Misalnya, Anda perlu tahu cara mematikan atau mengaktifkan panggilan, pintasan keyboard yang diperlukan, dan cara menggunakan fitur seperti berbagi layar di aplikasi.

Baca juga: Apakah Anda akan terus bekerja dari rumah setelah pandemi coronavirus berakhir?

4. Bagikan rencana dengan tim sebelumnya.

Sangat penting bagi kolega Anda untuk mengetahui tujuan rapat sebelum dimulai. Oleh karena itu, membagikan rencana sebelum rapat dimulai akan memastikan bahwa orang-orang yang akan bergabung dengan rapat mengetahui alasan di baliknya.

Anda dapat membagikan paket dalam bentuk PDF atau dokumen melalui email atau aplikasi pesan instan apa pun.

5. Ketepatan waktu adalah kunci kesuksesan.

Ketepatan waktu memainkan peran penting dalam konferensi video. Sebagian besar peserta mendapat informasi tepat waktu tentang pertemuan yang dijadwalkan. Anda harus mencoba untuk bergabung dengan konferensi video sebelum waktu yang disebutkan, jika tidak, itu juga akan menunda jadwal peserta lain.

Anda juga perlu membersihkan lensa kamera laptop, webcam, atau perangkat seluler Anda sebelum menghadiri rapat karena kotoran pada lensa dapat merusak pertunjukan.

Baik jika Anda menggunakan Zoom Pertemuan untuk konferensi video maka Anda tidak perlu khawatir tentang latar belakang karena Anda dapat menggunakan beberapa latar belakang berbeda yang tersedia di aplikasi. Microsoft Teams juga telah menambahkan fitur serupa yang memungkinkan Anda mengubah latar belakang Anda.

Selain itu, Anda juga dapat menambahkan latar belakang khusus di Rapat Zoom yang dapat membantu Anda menyesuaikan layar panggilan video sesuai pilihan Anda.

Poin penting lainnya adalah bahwa jika Anda menghadiri pertemuan profesional melalui ponsel cerdas Anda, alihkan saja ke mode senyap. Pemberitahuan panggilan atau pesan dapat menyebabkan banyak kerumitan dalam konferensi video.

6. Hilangkan gangguan

Anda harus memastikan bahwa begitu Anda siap untuk konferensi video, latar belakang tidak mengandung apa pun yang dapat menarik perhatian peserta. Anda harus menghilangkan segala hambatan dalam bingkai kamera sebelum memulai atau bergabung dengan rapat.

Baca juga: Alat terbaik untuk bekerja dari rumah secara efisien selama karantina coronavirus

7. Gunakan pencahayaan yang tepat

Ketika Anda pergi untuk mengambil panggilan video, Anda perlu memverifikasi bahwa Anda duduk di pencahayaan yang tepat. Cahaya terang di latar belakang bisa membingungkan webcam Anda dan membuatnya tampak lebih gelap di video.

Anda juga harus menjaga sudut dan postur kamera saat menghadiri konferensi video. Kamera harus disimpan dalam posisi yang sesuai sehingga peserta dapat melihat wajah mereka. Postur tubuh Anda saat menghadiri rapat menentukan perhatian Anda, jadi Anda harus menghindari duduk atau berbaring selama panggilan video dan mencoba duduk tegak dan tampak bersemangat.

8. Berpakaian dengan tepat

Jika Anda harus menghadiri rapat di kantor Anda, Anda tidak akan mengenakan celana pendek dan T-shirt. Aturan yang sama berlaku untuk konferensi video, dan Anda harus berpakaian dengan pantas sebelum menghadiri konferensi video, karena atasan Anda mungkin tidak menyukai baju multi-warna Anda.

9. Gunakan tag konferensi video yang sesuai

Baik dalam kehidupan nyata atau dalam konferensi video, label sangat diperlukan. Ada sejumlah aturan yang harus diikuti seseorang selama konferensi video agar menjadi profesional dan produktif.

Pertama, jika pertemuan harus direkam, semua peserta harus diberitahu sebelum dimulai. Dengan cara ini, mereka dapat menghindari percakapan pribadi setelah mereka bergabung dalam rapat.

Hal penting lain yang perlu diingat adalah bahwa semua peserta, kecuali yang berbicara, harus membisukan mikrofon mereka sehingga tidak ada ketidaknyamanan. Gangguan apa pun dapat menyesatkan pembicara dan pendengar lainnya juga.

10. Zona waktu itu penting!

Mungkin Anda dan klien Anda berasal dari berbagai negara dan zona waktu. Beberapa orang mungkin mengikuti konsep Daylight Saving Time (DST) yang menambah kebingungan.

Anda harus mempertimbangkan zona waktu sebelum mengatur pertemuan atau mengirim undangan kalender, karena waktunya juga harus sesuai untuk peserta lain. Zona waktu yang tidak tepat dapat menyebabkan banyak kekacauan, dan itu juga akan menghambat produktivitas Anda.

kamu Anda dapat mengikuti tip dan trik yang disebutkan di atas untuk membuat rapat Anda lebih produktif. Ini adalah tip umum yang akan meningkatkan pengalaman orang yang bekerja dari rumah karena penyebaran pandemi coronavirus.