10 tips agar lebih efisien dengan Outlook

Outlook adalah alat yang sangat kuat, tetapi sebagian besar pengguna tidak memanfaatkannya sepenuhnya. Kami menawarkan beberapa tips untuk membuat pekerjaan Anda dengan program ini lebih cepat, lebih efisien dan menyenangkan.

Dukungan: Tip ini didahulukan karena alasan yang bagus, dan banyak data disimpan di Outlook dan tidak ada yang suka kehilangan informasi seperti ini. Membuat cadangan sesederhana menyalin file (file .pst tepatnya). Menggunakan fungsi Ekspor bukan cara terbaik untuk membuat cadangan yang tepat. Microsoft telah menambahkan aplikasi plug-in cadangan gratis yang membantu Anda menemukan dan menetapkan file PST. Ini juga memiliki fungsi pengingat untuk membuat cadangan ketika Outlook ditutup. Jika Anda ingin menyalin semua data Outlook dan melakukan ini secara otomatis, disarankan untuk menggunakan ABF Outlook Backup

Tutup Outlook sebelum mematikan komputer– Ketika Anda mematikan PC Anda, aplikasi yang berjalan secara otomatis ditutup. Prosedur ini tidak disarankan untuk Outlook karena bekerja dengan server eksternal dan proses penutupan lebih lambat, jadi Windows Ini akan secara otomatis menutup alat Outlook dan kerusakan file PST atau bahkan kerugian dapat terjadi. Jika Anda memiliki aplikasi lain yang ditautkan ke Outlook, Anda juga harus menutupnya sebelum mematikan komputer atau Outlook tidak akan menutup. Untuk memeriksa apakah Outlook benar-benar ditutup, kami menjalankan task manager dan memverifikasi bahwa proses Outlook.exe tidak terdaftar.

Simpan kontak Anda: Saat Anda mengetik alamat kontak di email baru, Outlook akan menyarankan alamat dan kontak. Ini adalah fitur yang sangat berguna tetapi bisa berbahaya karena membuat kita lupa untuk meletakkan kontak di folder yang sesuai. Saran otomatis untuk Outlook 2007 dan versi sebelumnya didasarkan pada cache alamat yang sebelumnya digunakan yang telah kami kirimi surat. Mereka tidak terkait dengan folder kontak. Untuk menyimpan kontak dengan cepat di folder ini, klik kanan pada alamatnya dan pilih "Tambah ke Kontak Outlook." Untuk mengimpor cache saran otomatis ke Outlook, Anda dapat memasukkan Impor kontak dari file nk2. Untuk menghapus nama dari daftar Kontak yang Disarankan, pilih dengan panah dan tekan tombol Hapus.

Nonaktifkan antivirus: mengintegrasikan pemindai antivirus ke Outlook mungkin tampak seperti ide cerdas, tetapi sebenarnya tidak, karena kami memiliki alat yang menganalisis file yang diunduh ke komputer, kami sudah cukup terlindungi. Memiliki antivirus terintegrasi dapat menyebabkan banyak masalah saat mengirim, menerima, dan melihat pesan. Anda juga dapat memperlambat Outlook. Solusi terbaik adalah dengan menonaktifkannya, kita akan memiliki penggunaan Outlook yang lebih efisien dengan tingkat keamanan yang sama.

Nonaktifkan tambah aksesoris kamu tidak menggunakan– Beberapa aplikasi yang Anda instal di komputer Anda juga menginstal add-on di pengaturan Outlook Anda. Pengaya yang diinstal ini menyebabkan Outlook berjalan lebih lambat atau gagal karena versi tambahan ini dan versi Outlook tidak didukung atau karena alasan lain. Bagaimanapun, lebih baik untuk menghapus semua plugin yang tidak Anda gunakan. Dalam panduan ini, Anda dapat menemukan cara melakukannya.

Jaga kesalahan file PST Anda: Ada beberapa kondisi tertentu di mana file PST dapat gagal. Yang sering terjadi adalah ketika ada kesalahan di Outlook. Setelah ini, Outlook memeriksa dan membuat sedikit penyesuaian pada file untuk menghilangkan kesalahan. Meskipun perbaikan ini, alat-alat seperti scanpst.exe dapat digunakan untuk melakukan pemeriksaan yang lebih menyeluruh untuk kemungkinan kesalahan ini. Jangan lupa untuk memeriksa opsi untuk membuat cadangan file-file ini. File PST tanpa kesalahan dapat mencegah kehilangan data, masalah pengindeksan, atau masalah ketika beberapa plugin mencoba mengakses informasi yang disimpan dalam file-file itu.

Tidak masalah, ya, hubungkan: Saat Anda memiliki file PST tambahan dan ingin melihat isinya, jangan gunakan fungsi Impor. Anda dapat membuka file itu secara langsung dengan perintah: File> Open> File Data Outlook. Jika ada sesuatu dalam file yang ingin Anda simpan di file PST asli Anda, gunakan salin atau pindahkan item dari satu folder ke yang lain.
Mengimpor bukan cara terbaik untuk mengembalikan salinan cadangan file PST. Dalam pengaturan akun, Anda dapat menetapkan file PST mana yang ingin Anda kirimi email baru. Ada beberapa kasus di mana dianjurkan untuk menggunakan fungsi Impor.

Jangan terhubung ke file PST yang ada di jaringan berbagi: Ini adalah salah satu hal yang terdengar bagus pada awalnya, tapi itu sebenarnya bukan ide yang baik.
Karena file PST adalah basis data, mereka sangat bergantung pada tindakan spesifik hard drive untuk melakukan tindakan yang sesuai. Ini tidak mungkin ketika Anda menghubungkan file jenis ini ke jaringan; melakukan hal itu dapat menyebabkan kinerja yang buruk dan korupsi data atau kehilangan file. Microsoft telah menyatakan bahwa konfigurasi ini tidak didukung. Salah satu solusinya adalah menyimpan yang asli disimpan di komputer dan menggunakan Outlook Addin untuk membuat cadangan pada sumber daya bersama.

Gunakan lebih dari sekadar aturan untuk mengatur email– Aturan adalah cara yang baik untuk mengurutkan email Anda, tetapi memiliki terlalu banyak aturan dapat membuat aturan pengelolaan lebih rumit daripada email itu sendiri. Juga, penyalahgunaan dapat membuat duplikat, dan saat terhubung ke server Exchange, jumlah aturan mungkin dibatasi oleh ukuran aturan ini. Oleh karena itu, ada baiknya untuk melihat opsi manajemen email lain yang ditawarkan Outlook.
Fitur pencarian instan di Outlook juga sangat kuat dan Anda benar-benar dapat menemukan email yang Anda cari dalam sekejap.

Gunakan bidang "Ke", "CC", "BCC" dan "Dari" dengan benar– Tip ini berguna untuk alat email apa pun dan tidak hanya untuk Outlook. Mengetahui cara menggunakan setiap bidang yang berbeda dapat menghindari kebingungan atau ketidaknyamanan bagi penerima. Secara umum, penggunaan masing-masing bidang adalah sebagai berikut:
«Kepada«: tentukan alamat orang atau orang yang akan berkomunikasi dengan Anda. Saat kami menggunakan bidang "BCC" (lihat di bawah), harap tentukan email Anda sendiri di sini.
"CC": Bidang ini digunakan ketika Anda ingin mengirim pesan ke orang tambahan untuk tujuan informasi dan Anda ingin memberi tahu penerima bahwa orang itu sedang diinformasikan. Secara umum, orang-orang yang termasuk dalam bidang ini tidak memiliki tindakan spesifik dalam pesan tersebut. Ketika penerima memilih "balas untuk semua," orang yang terdaftar di CC juga diberitahu.
«BCC«: bidang ini digunakan untuk menyertakan orang tambahan yang akan menerima pesan, tanpa penerima mengetahuinya. Ini juga digunakan untuk mengirim pesan yang sama ke beberapa orang tetapi yang tidak saling kenal, agar tidak mengungkapkan alamat mereka secara publik. Ketika penerima memilih untuk "membalas semua" orang-orang di BCC tidak ditindaklanjuti.
"Dari": Di Outlook 2010, bidang ini secara otomatis ditampilkan ketika Anda memiliki beberapa akun email yang dikonfigurasi untuk memilih akun email yang keluar