Cara Maksimalkan Tabel Pivot di Excel

Tabel pivot sempurna untuk analisis data, terutama jika lembar bentang Excel Anda memiliki beberapa lembar kerja. Membuat tabel pivot di Excel adalah satu hal, tetapi menggunakan fitur canggih ini secara efektif adalah hal lain.

Mungkin terdengar sulit, tetapi setelah Anda dikuasai menggunakan tabel pivot, segala sesuatu mungkin terjadi. Berikut adalah beberapa tips penting tentang cara memaksimalkan tabel pivot di Excel.

Menggunakan Rentang Data Dinamis

Saat Anda membuat tabel pivot, Anda menggunakan rentang set data (misalnya, sel A1 hingga D4). Membuat tabel Excel standar dari kumpulan data Anda sebelum Anda membuat tabel pivot berarti bahwa, ketika Anda menambah atau menghapus data, tabel pivot Anda akan secara otomatis diperbarui. Ini berarti informasi yang terkandung dalam tabel pivot Anda akan selalu akurat.

Untuk melakukan ini, pilih sel di set data Anda, lalu tekan Ctrl + T di keyboard Anda. tekan baik untuk mengkonfirmasi dan membuat tabel Excel dasar.

Dari tabel baru Anda, Anda bisa membuat tabel pivot yang akan memperbarui ketika data berubah. Klik Desain> Ringkas dengan PivotTable untuk melakukan ini.

Anda kemudian bisa membuat Tabel Excel Pivot Anda seperti biasa, meninggalkan meja Anda sebagai rentang data. Setel di mana Anda ingin tabel pivot Anda dibuat sebelum mengklik baik untuk membuatnya. Setelah dibuat, tambahkan bidang data yang ingin Anda lihat di tabel pivot Anda.

Jika Pivot Table Anda tidak diperbarui secara otomatis untuk mencerminkan perubahan pada set data Anda, klik Analisis> Refresh untuk menyegarkan secara manual.

Menggunakan Persentase Total

Total yang ditunjukkan dalam tabel pivot biasanya akan ditampilkan sebagai angka, tetapi Anda dapat mengubahnya menjadi persentase. Misalnya, kumpulan data berisi informasi tentang sekelompok siswa, dengan kolom berlabel Kelas tidak terjawab yang menunjukkan apakah mereka pernah melewatkan kelas atau tidak.

Untuk menghitung persentase siswa dalam grup ini yang tidak pernah melewatkan kelas, dibandingkan dengan jumlah yang dimiliki, kita dapat menggunakan persentase total. Untuk melakukan itu, klik kanan pada nomor di kolom yang ingin Anda ubah, lalu tekan Tampilkan Nilai Sebagai>% dari Total Grand.

Tabel yang diperbarui akan menampilkan total persentase — dalam hal ini, 90% untuk Tidak, 10% untuk Iya. Ada opsi lain, termasuk % dari Total Kolom, jika Anda lebih suka menggunakan ini sebagai gantinya.

Mengganti Nama Label Header Tabel Pivot

Saat Anda membuat tabel pivot, tajuk dari kumpulan data yang ada digunakan untuk memberi label pada sebuah kolom. Saat Anda memanipulasi data Anda menggunakan SUM atau fungsi lainnya, Excel biasanya akan membuat header yang kurang imajinatif untuk mencocokkan data yang dimanipulasi dengan fungsi.

Sebagai contoh kami, menghitung jumlah siswa yang menggunakan Identitas Siswa kolom membuat header tabel pivot disebut Hitung of ID Pelajar. Ini agak jelas, tetapi header masih dapat diganti namanya untuk membuat tujuan tabel pivot ini lebih jelas.

Untuk melakukannya, cukup edit tajuk tabel pivot Anda seperti halnya sel lainnya. Klik dua kali sel untuk mulai mengeditnya, lalu ganti teks. Anda juga bisa klik kanan> Pengaturan Nilai Bidang, lalu ketikkan nama pengganti di menu Nama Khusus bidang sebelum mengklik baik untuk menyimpan.

Header khusus Anda akan tetap di tempatnya kecuali (atau sampai) Anda menghapus kolom itu dari tabel pivot Anda.

Menggunakan Drill Down di Excel Pivot Tables

Jika Anda memiliki tabel pivot yang berisi total sesuatu, Anda bisa menelusuri untuk melihat informasi yang cocok dengan cepat. Misalnya, dalam tabel yang berisi jumlah siswa yang melewatkan kelas (menggunakan kumpulan data daftar siswa kami sebelumnya), kami dapat dengan cepat menggunakan metode ini untuk melihat siapa yang (atau belum) melewatkan kelas.

Untuk melakukan ini, klik dua kali pada salah satu total Anda.

Menggunakan contoh di atas, untuk melihat semua siswa yang tidak masuk kelas, klik dua kali pada total untuk Tidak (nomor 9 di sel B4, dalam Hitungan ID Mahasiswa kolom) akan menampilkan tabel dengan siswa yang cocok di lembar kerja baru.

Mengubah Pemformatan Nomor Sel di Tabel Pivot

Secara default, data dalam tabel pivot Anda akan muncul di menu Umum format nomor sel. Daripada memformat setiap sel secara manual ke format angka yang berbeda, Anda harus mengatur tabel pivot Anda untuk melakukan ini sebagai gantinya.

Sebagai contoh, kolom tambahan ke set daftar data kelas kami disebut Biaya Kit Olahraga menampilkan jumlah terutang oleh masing-masing siswa untuk biaya kit permainan olahraga, ditampilkan dalam dolar dalam tabel asli. Menambahkan data ini ke tabel pivot menampilkan informasi dalam Umum format nomor sel, bukan yang benar Mata uang format.

Untuk mengubah ini, klik kanan pada label header di tabel pivot dan klik Pengaturan Nilai Bidang.

Dari sana, tekan tombol Tombol Format Angka. Pilih Mata uang dari Memformat Sel menu sebelum menekan tombol baik tombol untuk menyimpan.

Data dalam tabel pivot Anda akan diperbarui untuk menggunakan pemformatan nomor sel Anda yang diperbarui. Untuk contoh ini, berubah dari Umum untuk Mata uang menambahkan tanda dolar untuk setiap nilai.

Duplikat Pivot Tables dengan cepat

Anda tidak perlu membuat tabel pivot baru setiap kali Anda ingin menganalisis data Anda dengan cara yang sedikit berbeda. Jika Anda ingin menyalin tabel pivot dengan pemformatan khusus, misalnya, Anda bisa menduplikasi tabel pivot sebagai gantinya.

Untuk melakukan ini, klik pada sel di tabel pivot Anda dan tekan Ctrl + A untuk memilih tabel secara keseluruhan. Klik kanan dan tekan Salinan, atau tekan Ctrl + C di keyboard Anda.

Pilih sel kosong di posisi lain pada lembar kerja Excel Anda, pada lembar kerja yang sama atau berbeda, lalu klik kanan> Tempel atau tekan Ctrl + V untuk menempelkannya.

Tabel baru akan identik dengan tabel lama, dengan pemformatan dan kumpulan data yang sama. Anda kemudian dapat mengubah tabel pivot untuk melaporkan informasi yang berbeda.

Menggunakan Excel untuk Analisis Data

Meskipun tabel pivot berguna, mereka bukan satu-satunya cara untuk menganalisis data dalam lembar kerja Excel. Anda dapat menggabungkan data Excel Anda untuk membuatnya lebih mudah untuk memahami atau menggunakan pemformatan bersyarat untuk membuat bagian-bagian tertentu dari data Anda menonjol.

Dengan fungsi-fungsi Excel teratas ini, pengguna baru bisa mulai beroperasi dan mulai membuat spreadsheet Excel canggih juga.