Cara Membunuh Email Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Tepat

Email meningkatkan stres, menciptakan pekerjaan yang tidak perlu, dan membuat orang merasa kewalahan. Tidak ada yang bisa menjadi versi terbaik dari diri mereka sendiri yang bekerja di bawah kondisi ini. Beberapa tahun terakhir, organisasi telah mulai menjauh dari email untuk mendukung aplikasi pengiriman pesan tim, seperti Slack dan alat komunikasi di tempat kerja lainnya. Menemukan alat yang tepat, atau serangkaian alat, memengaruhi apakah tim Anda akan dapat menyerahkan kotak masuk tradisional mereka. Bagi banyak tim, perangkat lunak manajemen proyek harus menjadi bagian dari solusi.

Apa Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek, juga disebut aplikasi manajemen proyek, adalah alat online yang digunakan tim untuk melacak pekerjaan. Dalam arti luas, aplikasi manajemen proyek bisa berupa apa saja dari perangkat lunak yang rumit untuk mengelola pekerjaan, seperti Microsoft Project, hingga aplikasi dasar yang harus dilakukan. Aplikasi yang paling tangguh termasuk alat bisnis lain untuk mengelola sumber daya, melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas, atau bahkan penagihan.

Kami sering membedakan berbagai jenis alat kolaborasi dari aplikasi manajemen proyek untuk membuatnya lebih mudah untuk merekomendasikan aplikasi yang tepat untuk tujuan yang tepat. Yang mengatakan, kedua kategori dan beberapa lainnya (seperti aplikasi papan kanban dan aplikasi manajemen kerja) tumpang tindih secara substansial. Jadi sementara saya terkadang membuat kasus bahwa aplikasi seperti Asana, Trello, Airtable, dan Basecamp tidak dengan ketat aplikasi manajemen proyek, kami dapat memasukkannya di sini.

Apa yang Anda Lakukan di Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Setiap aplikasi manajemen proyek sedikit berbeda, tetapi kebanyakan dari mereka membiarkan Anda melihat berbagai aspek pekerjaan tim Anda tanpa mengharuskan Anda untuk bertanya kepada kolega Anda tentang mereka.

Ketika Anda masuk, Anda melihat semua tugas yang harus diselesaikan oleh tim Anda dan tenggat waktu. Anda melihat siapa yang ditugaskan pada tugas mana, jika dan kapan mereka menyelesaikannya, dan apakah mereka memiliki komentar tentangnya. Jika salah satu kolega Anda keluar secara tidak terduga, Anda dapat masuk ke aplikasi manajemen proyek dan memeriksa apakah mereka mempunyai tugas mendesak yang ditugaskan hari ini yang harus diambil oleh anggota tim yang lain. Jika saat ini Anda menggunakan email untuk memberi tahu seseorang bahwa tugas sudah selesai, ajukan pertanyaan tentang tugas, atau kirim sesuatu untuk persetujuan, Anda mungkin akan mendapat manfaat dari aplikasi manajemen proyek.

Ada lebih dari itu. Saat Anda dan kolega Anda menggunakan aplikasi manajemen proyek, aplikasi akan terus menghitung pekerjaan yang dilakukan. Berapa banyak tugas yang diselesaikan tepat waktu? Apakah proyek pada umumnya masih di jalur yang harus diselesaikan pada batas waktu? Aplikasi manajemen proyek yang kuat hadir dengan semua jenis grafik dan grafik untuk membantu Anda mengawasi hal semacam ini. Dengan begitu, jika proyek mulai tergelincir, Anda dapat mendeteksinya lebih awal dan bekerja untuk mencegahnya. Tapi jangan sampai teralihkan. Mari tetap berpegang pada bagaimana aplikasi manajemen proyek membantu orang berkomunikasi.

Apa yang Dilakukan Manajer Proyek?

Proyek adalah serangkaian tugas. Seorang manajer proyek adalah orang yang tahu apa semua tugas itu — atau paling tidak mengawasi mereka. Kadang-kadang manajer proyek membagikan tugas-tugas atau menempatkannya di kolam bagi orang untuk mengklaim. Manajer proyek kemudian mengawasi tugas-tugas dan orang-orang yang melakukannya sampai semuanya selesai.

Tidak setiap tim memiliki manajer proyek sendiri, tetapi sebagian besar memiliki seseorang yang bertanggung jawab. Itu bisa menjadi pemilik bisnis, manajer, atau pemimpin tim. Siapa pun orang inti atau pembuat keputusan harian Anda, itulah manajer proyek Anda.

Mengapa Email Buruk untuk Proyek

Email adalah surat elektronik, yang saya tahu terdengar jelas, tetapi tetap bersamaku di sini. Mail adalah jalan yang mengerikan untuk menetapkan pekerjaan. Bayangkan jika tugas Anda datang kepada Anda melalui surat siput. Ini hampir konyol. Namun email tidak jauh berbeda dari surat biasa, kecuali bahwa itu lebih cepat.

Pikirkan tentang apa yang bisa diberikan oleh email:

• komunikasi asinkron dengan jejak kertas
• pengiriman dokumen

Sekarang pikirkan tentang apa yang perlu diketahui manajer proyek ketika mereka mengelola serangkaian tugas:

• siapa yang tersedia
• berapa banyak pekerjaan yang sekarang ditugaskan oleh masing-masing pekerja kepada mereka dan kapan waktunya
• kemajuan pekerjaan yang sudah ditetapkan (mis., "John memiliki dua tugas yang ditugaskan kepadanya dan keduanya sudah selesai 90 persen")
• kalender tenggat waktu
• kemampuan untuk memprioritaskan dan memprioritaskan tugas berdasarkan kebutuhan proyek

Melakukan pekerjaan semacam itu melalui surat sangat menggelikan.

Lebih penting lagi, cara sebagian besar pekerja kantor menggunakan email menciptakan gangguan. Ketika pesan email baru tiba dengan pemberitahuan bantingan atau pop-up, pekerja biasanya memeriksa untuk memastikan bahwa pesan yang masuk tidak mendesak. Kemudian mereka kembali ke apa yang kami lakukan sampai gangguan berikutnya. Orang-orang melakukan ini sepanjang hari, memeriksa dan memindai email mereka. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa menggunakan email memakan sekitar 30 persen dari hari pekerja pengetahuan, dan waktu itu tersebar secara merata sepanjang hari, daripada berada di bongkahan terpisah. Dengan kata lain, email mengganggu kita terus-menerus.

Gangguan biasanya memiliki efek negatif bersih, meskipun mungkin tidak dengan cara yang Anda anggap. Gangguan membuat orang merasa lebih stres dan seperti mereka memiliki beban kerja yang lebih besar daripada yang sebenarnya mereka lakukan. Orang-orang juga merasakan frustrasi dan tekanan waktu yang lebih besar.

Cara orang berinteraksi dengan email juga menyebabkan waktu terbuang. Kami kehilangan waktu ketika kami harus membaca ulang email yang sama dengan yang kami pindai sebelumnya pada hari itu karena kami lupa apa yang dikatakannya. Jika Anda lupa tanggal untuk pengiriman kunci, penggaliannya dari email membutuhkan waktu. Dan bagaimana jika surel yang Anda gali adalah surel lama dan tanggalnya telah maju seminggu?

Ini semua untuk mengatakan bahwa email tidak dirancang untuk mengelola tugas. Ini alat yang salah untuk pekerjaan itu.

Berkomunikasi dengan Layanan Manajemen Proyek

Manajemen proyek melibatkan juggling orang dan sumber daya, mengawasi dengan cermat waktu, dan mendistribusikan kembali atau memprioritaskan tugas ketika situasinya berubah. Perangkat lunak manajemen proyek dirancang untuk menangani masalah-masalah seperti itu dan masalah-masalah lain yang biasanya muncul selama berlangsungnya proyek.

Bagaimana rasanya berkomunikasi dalam aplikasi manajemen proyek versus dalam email? Ini seperti perbedaan antara melihat sesuatu dengan mata Anda sendiri dan membaca deskripsi tentang itu. Dalam skenario pertama, Anda memiliki kendali atas apa yang ingin Anda lihat dan kapan. Yang kedua, Anda mengandalkan orang lain untuk mengetik pesan yang memberi tahu Anda apa mereka berpikirlah yang paling penting — atau, lebih buruk lagi, apa yang menurut mereka ingin Anda dengar.

Aplikasi manajemen proyek yang berbeda memiliki alat yang berbeda untuk berkomunikasi. Hampir semuanya mendukung @ menyebutkan, misalnya. Melihat Slack dan aplikasi perpesanan tim lainnya menjadi sangat populer, Anda sering dapat menghubungkannya dengan aplikasi manajemen proyek Anda, sehingga merampingkan percakapan Anda ke satu tempat. Jika Anda belum memiliki aplikasi obrolan tim, Anda dapat mengabaikannya dan mencari aplikasi manajemen proyek yang menyertakan kotak obrolan dalam aplikasi. Zoho Projects dan ProofHub keduanya menawarkannya.

Katakanlah proyek tersebut memiliki banyak elemen visual, dan tim yang mengerjakannya perlu membahasnya. Hidup Anda akan jauh lebih mudah jika Anda memiliki alat markup gambar di aplikasi manajemen proyek Anda. Dengan begitu, Anda dapat mencoret-coret gambar dan melampirkan komentar secara elektronik, sehingga semua orang di tim Anda lebih mudah memberi dan memahami umpan balik. Volerro adalah salah satu contoh aplikasi manajemen proyek dengan alat markup.

Seperti disebutkan, aplikasi manajemen proyek menangani semua hal dasar yang Anda butuhkan untuk menyulap dan melacak, seperti tugas, tenggat waktu, kemajuan, dan penerima tugas. Semua informasi itu terlihat oleh mereka yang membutuhkannya. Dalam hal itu, ada sedikit kebutuhan untuk berkomunikasi tentang hal-hal semacam ini. Anda tidak perlu mengirim email kepada seseorang dan CC setengah lusin orang untuk mengetahui apakah mereka hampir selesai dengan tugas ketika Anda dapat masuk ke sistem dan melihatnya ditandai sebagai 75% selesai. Banyak hal yang mengharuskan Anda membaca yang tersirat saat menggunakan email untuk manajemen tugas tiba-tiba menjadi sangat jelas ketika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.

Lebih Sedikit Waktu Mengirim Email Berarti Lebih Banyak Waktu untuk Bekerja

Manfaat mengeluarkan tim dari email dan masuk ke aplikasi manajemen proyek untuk berkomunikasi bisa sangat besar. Pengurangan dalam email saja pasti akan membuat semua orang bahagia, tetapi itu artinya jika dibandingkan dengan nilai tambah memiliki visibilitas yang lebih besar ke siapa yang melakukan apa, apa lagi yang mereka lakukan, dan status setiap tugas. Mempermudah Anda memiliki informasi yang akurat saat bekerja, sehingga pembuat keputusan dapat membuat keputusan yang baik.

Untuk tips lebih spesifik tentang bekerja dengan aplikasi manajemen proyek, lihat 7 Cara untuk Menyederhanakan Manajemen Proyek dalam Proyek Kerja Sama Tim dan 5 Fitur Proyek Zoho untuk Mengatur Bisnis Anda.