Cara Mengaktifkan Add-in dan Konektor di Outlook

Ada banyak tambahan dan konektor pihak ketiga yang tersedia untuk Outlook. Apa perbedaan antara peralatan tambahan dan konektor, bagaimana Anda menggunakannya, dan apakah mereka aman untuk digunakan? Kami punya jawaban untuk Anda.

Apa itu Add-in dan Konektor?

Add-in dan konektor adalah cara menghubungkan Outlook ke aplikasi pihak ketiga. Aplikasi ini termasuk yang sebagian besar orang pernah dengar (bahkan jika Anda belum menggunakannya) seperti Dropbox, Trello, dan Slack. Ada tambahan dan konektor tambahan yang mungkin Anda tidak akan pernah dengar di luar lingkungan perusahaan. Ini biasanya memfasilitasi kegiatan seperti pengeluaran, CRM (manajemen hubungan pelanggan), dan pertemuan video.

Namun, tujuan semuanya adalah sama: untuk memungkinkan Anda berinteraksi dengan aplikasi lain dari kanan dalam Outlook.

Perbedaan antara add-in dan konektor adalah tentang arah integrasi. Add-in memungkinkan Outlook untuk mengirim sesuatu ke aplikasi lain. Konektor memungkinkan aplikasi lain mengirim sesuatu ke Outlook.

Misalnya, ada tambahan Trello dan konektor Trello. Add-in Trello memungkinkan Anda untuk membuat atau mengubah tugas Trello langsung dari email. Konektor Trello akan memungkinkan Trello untuk mengirim pemberitahuan dan pengingat langsung ke Outlook.

Ada dua jenis utama add-in: yang menggunakan tombol dan yang menyoroti bagian-bagian dari email.

Add-in yang menggunakan tombol menempatkan tombol pada pita yang dapat Anda klik saat melihat email. Mengklik tombol ini akan mengaktifkan fungsi add-in, seperti mengirim email ke Trello untuk membuat tugas, atau memposting konten email ke saluran Slack. Pada titik ini, konten yang relevan dari email dikirim ke layanan pihak ke-3.

Ketika add-in yang menyoroti konten diinstal, ia memberi tahu Outlook jenis informasi apa yang digunakannya, seperti data lokasi untuk add-in peta. Saat Anda membuka email, Outlook mencari informasi semacam itu — alamat, misalnya — dan menyorotnya. Ketika Anda mengklik konten yang disorot, informasi yang relevan (alamat, dalam hal ini) dikirim ke layanan pihak ke-3 sehingga mereka dapat menampilkannya di peta untuk Anda.

Konektor sedikit berbeda, karena pekerjaan yang mereka lakukan terjadi pada layanan pihak ke-3. Tidak ada tombol atau konten yang disorot dengan konektor, hanya kemampuan layanan pihak ke-3 untuk mengirim barang ke Outlook untuk dilihat pengguna.

Apakah Aman untuk Dipasang?

Ya, jika Anda menginstalnya dari Microsoft Store. Hanya add-in yang memiliki kode (JavaScript) untuk melakukan apa saja, dan Microsoft memvalidasi semua add-in sebelum mengizinkannya diunggah ke toko. Anda dapat melihat pernyataan privasi dan syarat dan ketentuan untuk setiap add-in formulir persetujuan di toko Microsoft.

Apakah add-in menggunakan tombol atau menggunakan penyorotan konten, itu hanya memiliki akses ke data di pesan email tempat Anda bekerja.

Jika Anda mempercayai Microsoft untuk memvalidasi add-in, maka Anda harus bisa percaya bahwa add-in itu tidak berbahaya. Jika Anda tertarik, Microsoft menyediakan Informasi rinci tentang validasi yang mereka lakukan, apa yang pengembang dan tidak boleh lakukan, dan proses sandbox di mana semua peralatan tambahan dijalankan.

Sementara add-in melakukan sesuatu dengan informasi di dalam Outlook, konektor sebenarnya hanyalah cara memberikan izin layanan pihak ketiga untuk menampilkan pemberitahuan dan peringatan di Outlook. Microsoft memvalidasi konektor, tetapi Anda benar-benar harus mempercayai layanan pihak ke-3. Jika Anda punya akun dengan layanan itu, mungkin Anda sudah merasa nyaman menggunakannya.

Seperti biasa, kami sarankan Anda hanya menginstal add-in dan konektor dari Microsoft Store.

Bagaimana Anda Menambahkannya ke Outlook?

Proses untuk menambahkan add-in atau konektor ke Outlook sangat mudah, apakah Anda menggunakan Outlook Client atau aplikasi web Outlook. Jika Anda memasang add-in atau konektor di klien, itu akan diinstal secara otomatis di aplikasi web Outlook, dan sebaliknya.

Antarmuka untuk menambahkan add-in atau konektor sama di klien dan aplikasi web, itu hanya metode untuk sampai di sana yang sedikit berbeda.

Proses klien Outlook

Untuk menemukan add-in atau konektor di klien, klik tombol Home> Get Add-in.

Proses aplikasi web Outlook

Untuk menemukan add-in atau konektor di aplikasi web, klik pada tiga titik di kanan atas saat melihat sepotong surat.

Dari menu konteks yang muncul, gulir ke bawah dan klik "Dapatkan Add-in."

Dari titik ini, proses menemukan dan memasang add-in atau konektor sama di klien dan aplikasi web. Jadi, apa pun yang Anda gunakan, panel Add-in & Connectors akan terbuka.

Panel terbuka di tab Add-in. Jika Anda ingin menambahkan konektor, klik pada tab "Connectors".

Prosesnya sama untuk add-in dan konektor, jadi kami akan fokus untuk menambahkan add-in. Add-in ditampilkan menurut abjad, atau Anda dapat menggunakan kotak pencarian di kanan atas untuk menemukan layanan apa pun yang Anda cari dengan cepat. Saat Anda mengetik, pencarian akan menemukan layanan yang cocok, dalam hal ini, Trello. Klik pada add-in ketika muncul dalam daftar.

Klik tombol Add, dan add-in akan diinstal.

Tutup panel Add-in & Connectors menggunakan "x" di kanan atas. Dua tombol Trello sekarang akan ditampilkan pada tab Beranda dari pita setiap kali Anda memilih email.

Memasang add-in akan memiliki efek yang berbeda tergantung pada apa yang add-in lakukan. Misalnya, add-in Giphy menambahkan tombol Giphy ke email baru yang memungkinkan Anda dengan mudah memasukkan gif ke email. Add-in Bing Maps akan menyoroti alamat dalam konten email dan memungkinkan Anda mengkliknya untuk membuka Bing Maps.

Kami memasang add-in Trello menggunakan klien Outlook. Saat kami membuka aplikasi web Outlook, add-in Trello telah ditambahkan secara otomatis.

Mengakses peralatan tambahan Anda di aplikasi web dengan mengklik tiga titik dan menggulir ke bawah adalah sedikit usaha, sehingga Anda dapat menyematkan peralatan tambahan untuk membuatnya lebih mudah tersedia. Klik Pengaturan> Lihat semua pengaturan Outlook.

Buka Email> Kustomisasi Tindakan.

Di bagian "Permukaan Pesan", aktifkan kotak centang untuk add-in yang ingin Anda pin.

Ini akan menambahkan tombol Trello ke ikon yang ditampilkan ketika Anda membaca email yang masuk.

Jika add-in Anda digunakan saat Anda menulis pesan, gulir ke bawah ke bagian berikutnya, yang disebut "Toolbar," dan aktifkan di bagian itu sebagai gantinya.

Setelah mengaktifkan add-in Anda, klik Simpan di kanan atas, dan ikon add-in akan terlihat di email Anda.

Bagaimana Cara Anda Menghapusnya Dari Outlook?

Menghapus add-in atau konektor sangat sederhana. Buka panel Add-in & Konektor, baik dari klien (Beranda> Dapatkan Add-in) atau aplikasi web (tiga titik> Dapatkan Add-in), dan klik "Add-in saya" (jika Anda aktif tab Connectors, opsi ini di tempat yang sama, tetapi ini disebut "Configured").

Temukan add-in yang ingin Anda putuskan, klik tiga titik, dan di menu yang muncul, pilih "Hapus."

Tutup panel Add-in & Connectors menggunakan "x" di kanan atas. Add-in akan segera dihapus, baik di klien dan aplikasi web.

Apakah Mereka Layak Digunakan?

Jika Anda memang menggunakan layanan yang menawarkan add-in atau konektor, mereka bisa berguna. Mampu mengirim lampiran langsung ke Dropbox, atau mengirim email ke saluran Slack, atau mengubah sepotong surat langsung menjadi tugas Trello atau Jira adalah penghemat waktu yang hebat. Sementara banyak add-in dibayar, terutama yang dirancang untuk penggunaan perusahaan, banyak yang bebas untuk menginstal.

Di atas yang dirancang untuk digunakan dengan layanan tertentu, ada tambahan gratis untuk alat yang berdiri sendiri seperti Giphy dan Boomerang yang menambah fungsionalitas ke Outlook. Tidak ada satu pun add-in atau konektor Anda harus gunakan, tetapi banyak Anda bisa menggunakan.

Seperti yang dijelaskan di atas, Microsoft memvalidasi semua add-in dan Konektor. Plus, perusahaan membuat perincian privasi dan syarat dan ketentuan terlihat di toko sehingga Anda dapat yakin bahwa mereka aman.

Secara keseluruhan, ini adalah sistem yang mudah dan intuitif yang menambahkan fungsionalitas — biasanya tanpa biaya apa pun.