Cara Mengubah Email Secara Cepat Menjadi Tugas

Studio Afrika / Shutterstock

Jika Anda menggunakan OHIO (Hanya Tangani Sekali) untuk mengatur triase email Anda, Anda mungkin ingin mengubah beberapa email Anda menjadi tugas. Inilah cara melakukannya dengan cepat dan efisien sehingga Anda dapat melanjutkan dengan menangani email lainnya.

Jadikan Cepat dan Mudah

Kotak masuk Anda bukan daftar tugas; itu kotak masuk. Sangat menggoda untuk meninggalkan email di kotak masuk Anda karena lebih mudah, tetapi tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan terkubur dalam banjir email yang masuk.

Inilah mengapa orang mengalami masalah. Proses manual untuk mengubah email menjadi tugas sering kali berlangsung seperti ini:

  1. Buka pengelola daftar tugas yang Anda sukai.
  2. Buat tugas baru.
  3. Salin dan tempel bagian-bagian email yang relevan ke dalam tugas baru.
  4. Tetapkan detail, seperti prioritas, tanggal jatuh tempo, kode warna, dan apa pun yang Anda gunakan.
  5. Simpan tugas baru.
  6. Arsipkan atau hapus emailnya.

Itu enam langkah, hanya untuk menambahkan sesuatu ke daftar yang harus dilakukan. Tidak heran Anda berakhir dengan email yang mengacaukan kotak masuk Anda. Bagaimana jika Anda bisa memotong enam langkah itu menjadi empat? Atau tiga?

Ya kamu bisa! Dan kami akan menunjukkan caranya.

TERKAIT: Lupakan Kotak Masuk Nol: Gunakan OHIO untuk Menguji Email Anda

Beberapa Klien Email Lebih Baik untuk Pembuatan Tugas Daripada Lainnya

Ada banyak klien yang tersedia untuk mengelola email Anda dan, seperti yang Anda duga, beberapa lebih baik daripada yang lain untuk membuat tugas.

Untuk klien web, Gmail melakukan pekerjaan dengan sangat baik. Aplikasi Tugas bawaan, dan mudah untuk mengubah email menjadi tugas. Bahkan ada jalan pintas keyboard untuk membuat tugas langsung dari surat — tidak perlu mouse. Jika Anda tidak menginginkan klien desktop, Gmail mungkin merupakan taruhan terbaik Anda.

Untuk Windows klien desktop, Outlook menang dengan mudah. Thunderbird memang memiliki beberapa fitur manajemen tugas bawaan, dan itu tidak buruk, tetapi Outlook jauh lebih licin dan memungkinkan Anda untuk terhubung ke berbagai aplikasi pihak ketiga. Jika Anda tidak dapat menggunakan Outlook karena alasan tertentu, Thunderbird adalah alternatif yang baik. Namun, jika Anda sudah menggunakan pengelola daftar kerja yang harus dilakukan pihak ketiga, Thunderbird tidak akan memotong mustard.

Pada Mac, gambarnya agak kurang positif. Apple Mail melakukan manajemen tugas dengan buruk dibandingkan dengan Gmail dan Outlook. Jika Anda ingin mengelola tugas pada klien desktop, opsi terbaik Anda mungkin Thunderbird untuk Mac. Atau Anda dapat mengirim email ke pengelola daftar kerja yang harus dilakukan pihak ketiga dan mengelolanya di sana.

Dalam hal aplikasi seluler, Gmail dan Outlook berfungsi hampir sama. Keduanya tidak memiliki alat pembuatan tugas dari versi web atau klien, tetapi keduanya secara otomatis meneruskan add-in ke aplikasi pihak ketiga. Jadi, jika Anda mengelola tugas Anda di Trello dan menginstal add-in ke klien Gmail atau Outlook, itu tersedia secara otomatis ketika Anda membuka aplikasi seluler yang sesuai, juga. Selain itu, ketika Anda menginstal add-in ke Outlook, itu secara otomatis menginstal pada klien desktop, dan aplikasi seluler dan web.

Sama seperti pada Mac, orang-orang yang memiliki iPhone dan ingin menggunakannya Apple Mail tidak akan mendapat banyak dari aplikasi seluler. Anda dapat menggunakan Gmail atau klien Outlook, tetapi mereka tidak banyak digunakan jika Anda ingin menyinkronkan tugas-tugas Anda dari ponsel ke Mac Anda.

Karena Gmail dan Outlook adalah krim dari tanaman khusus ini, kami akan fokus pada itu. Jika Anda memiliki klien favorit yang menangani pembuatan tugas dengan sangat baik, beri tahu kami di komentar, dan kami akan memeriksanya.

Membuat Tugas Dari Gmail

Google menyediakan aplikasi bernama Tugas, yang terintegrasi dengan Gmail. Ini adalah pengelola daftar tugas yang mudah dilakukan dengan opsi yang sangat minim, meskipun ada aplikasi seluler yang memberi Anda beberapa opsi penyesuaian lainnya. Jika Anda membutuhkan sesuatu yang sederhana yang bekerja erat dengan kotak masuk Gmail Anda, Tugas adalah pilihan yang solid. Mengubah email menjadi tugas sangat sederhana: Dengan email terbuka, klik tombol "Lainnya" di bilah tugas dan pilih "Tambahkan ke Tugas."

Klik

Jika Anda adalah orang pintasan, Shift + T melakukan hal yang sama. Aplikasi Tugas terbuka di bilah sisi yang menunjukkan tugas baru Anda.

Aplikasi Gmail Tasks.

Jika Anda perlu mengedit tugas untuk menambahkan tanggal tenggat, detail tambahan, atau subtugas, klik ikon Edit.

Klik ikon Edit.

Tidak perlu menyimpan perubahan, karena dilakukan secara otomatis. Saat Anda selesai, klik tombol Arsipkan di Kotak Masuk Anda (atau gunakan pintasan keyboard "e") untuk memindahkan email ke Arsip Anda.

Klik tombol Arsipkan.

Itu tiga langkah sederhana:

  1. Klik opsi "Tambahkan ke Tugas" (atau gunakan pintasan Shift + T).
  2. Tetapkan tanggal tenggat, detail tambahan, atau subtugas.
  3. Arsipkan (atau hapus) email tersebut.

Sebagai bonus, Anda dapat mengatur Chrome untuk menampilkan Tugas Anda saat Anda membuka tab baru. Ada aplikasi iOS dan Android untuk Tugas. Sama mudahnya untuk membuat tugas di aplikasi seluler seperti halnya di aplikasi web. Klik tiga titik di bagian atas surat dan pilih "Tambahkan ke Tugas."

Keran

Ini segera menciptakan tugas baru.

Jika Google Tasks tidak memiliki semua yang Anda butuhkan, atau jika Anda sudah merasa nyaman dengan manajer yang harus dilakukan, mungkin ada tambahan Gmail untuk itu. Saat ini, ada tambahan untuk aplikasi yang harus dilakukan, seperti Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, dan Trello, dan lainnya (walaupun, bukan Microsoft To-Do atau Apple Pengingat).

Kami sebelumnya telah membahas menginstal add-in Gmail secara umum, dan add-in Trello secara khusus. Add-in yang berbeda memberi Anda opsi yang berbeda, tetapi semua add-in daftar yang harus dilakukan umumnya memungkinkan Anda menambahkan tugas langsung dari email yang dipilih. Agenda daftar agenda juga tersedia sebagai aplikasi web dan seluler yang secara otomatis menyinkronkan satu sama lain. Dan seperti halnya Tasks, Anda dapat mengakses peralatan tambahan saat berada di aplikasi seluler Gmail.

Aplikasi seluler Gmail menampilkan email dengan add-in Trello yang disorot.

Membuat Tugas Dari Outlook

Outlook memiliki aplikasi bawaan bernama Tugas, yang juga tersedia sebagai aplikasi web di Office 365. Segalanya menjadi sedikit lebih rumit di sini karena pada tahun 2015 Microsoft membeli Wunderlist, to-do manager yang populer. Sudah menghabiskan empat tahun terakhir mengubahnya menjadi aplikasi hanya web Office 365 baru yang disebut (mungkin sedikit tanpa imajinasi) Microsoft To-Do. Akhirnya akan menggantikan fungsionalitas Tasks bawaan di Outlook.

TERKAIT: Aplikasi Apa Yang Datang Dengan Office 365?

Namun, saat ini, Tugas masih menjadi to-do manager Outlook, dan tidak ada tanggal yang ditentukan atau versi Outlook saat ini akan berubah. Kami hanya menyebutkan ini karena jika Anda menggunakan O365, Anda akan menemukan bahwa setiap tugas yang Anda tambahkan ke Outlook Tasks juga muncul di Microsoft To-Do. To-Do belum menampilkan semua data yang dapat Anda tambahkan ke Tugas tetapi, pada titik tertentu, itu akan.

Untuk saat ini, Microsoft Tasks adalah pengelola tugas Outlook bawaan, jadi kami akan fokus pada hal itu.

Menggunakan Outlook Desktop Client

Di sinilah Microsoft secara tradisional unggul, dan mereka juga tidak mengecewakan Anda di sini. Ada beberapa metode untuk membuat tugas dari email untuk memenuhi semua selera. Kamu bisa:

  1. Seret dan jatuhkan email ke panel Agenda.
  2. Memindahkan atau menyalin email ke folder Tugas dari menu konteks klik kanan.
  3. Gunakan Langkah Cepat untuk membuat tugas.

Kami akan fokus menggunakan Langkah Cepat karena ini menawarkan hasil maksimal, dan Anda dapat menetapkan pintasan keyboard ke Langkah Cepat untuk pengukuran yang baik.

Jika Anda belum pernah menggunakan Tugas Outlook sebelumnya, lihat panduan kami pada panel Agenda agar Anda dapat melihat tugas Anda di sebelah email Anda.

Setelah Anda membuka panel Agenda, kami akan membuat Langkah Cepat yang menandai email sebagai sudah dibaca, membuat tugas, dan memindahkan email ke arsip Anda. Kami juga akan menambahkan pintasan keyboard, jadi Anda tidak perlu menggunakan mouse untuk membuat tugas dari email.

Langkah Cepat memungkinkan Anda untuk menentukan beberapa tindakan untuk satu klik tombol (atau pintasan keyboard). Mereka mudah dibuat dan bahkan lebih mudah digunakan, tetapi jika Anda belum memeriksanya sebelumnya, kami sudah memiliki panduan yang pasti. Setelah Anda membaca panduan itu, buat Langkah Cepat baru, lalu tambahkan tindakan berikut:

  1. Buat tugas dengan teks pesan.
  2. Tandai sebagai membaca.
  3. Pindah ke folder (dan pilih folder Arsip Anda sebagai folder untuk dipindahkan).

Outlook

Pilih pintasan keyboard untuknya dan beri nama (seperti, "Buat tugas dan Arsip"), lalu klik "Simpan." Sekarang terlihat di bagian Beranda> Langkah Cepat.

Itu

Sekarang, setiap kali Anda ingin mengubah email menjadi tugas, cukup klik Langkah Cepat (atau gunakan pintasan keyboard), dan itu menciptakan tugas baru. Dibutuhkan judul dari baris subjek email, dan isi email menjadi konten.

Edit detail yang Anda inginkan (ada banyak opsi penyesuaian di Outlook Tasks daripada di Gmail Tasks) dan klik “Simpan & Tutup.”

Klik

Tidak seperti Gmail, Anda perlu menyimpan tugas baru itu, tetapi juga tidak seperti Gmail, Langkah Cepat mengarsipkan email untuk Anda.

Jadi itu tiga langkah sederhana untuk Outlook juga:

  1. Klik Langkah Cepat (atau gunakan pintasan yang Anda tetapkan).
  2. Tetapkan opsi atau detail apa saja yang Anda inginkan.
  3. Klik "Simpan & Tutup."

Menggunakan Aplikasi Web Outlook

Pada titik ini, Anda mungkin mengharapkan kami menunjukkan kepada Anda cara membuat tugas menggunakan aplikasi web Outlook (Outlook.com). Kami tidak akan melakukannya karena tidak ada cara asli untuk mengubah email menjadi tugas di aplikasi web Outlook. Anda dapat menandai email, yang artinya akan muncul di daftar Tugas, tetapi hanya itu.

Ini adalah pengawasan mengejutkan dari Microsoft. Kami tidak dapat membantu tetapi merasa bahwa, pada titik tertentu, akan ada peralihan ke Microsoft To-Do yang akan mencakup integrasi Outlook> To-Do yang ketat.

Hal-hal sedikit lebih baik ketika datang ke integrasi aplikasi pihak ketiga. Saat ini, ada tambahan untuk aplikasi yang harus dilakukan, seperti Asana, Jira, Evernote, dan Trello, serta yang lainnya (walaupun bukan Gmail Tasks atau Apple Pengingat). Add-in yang berbeda memberi Anda opsi yang berbeda, tetapi, seperti halnya dengan Gmail, semua add-in daftar yang harus dilakukan umumnya memungkinkan Anda menambahkan tugas langsung dari email yang dipilih, dan menyinkronkan aplikasi web dan aplikasi seluler.

Menggunakan Aplikasi Seluler Outlook

Sama seperti aplikasi web Outlook, tidak ada cara asli untuk mengubah email menjadi tugas dari aplikasi seluler Outlook, meskipun ada aplikasi Microsoft To-Do yang tersedia untuk keduanya iOS dan Android. Ini melacak email yang Anda tandai di salah satu aplikasi Outlook, tetapi itu tidak benar-benar sama dengan integrasi tugas. Jika Anda ingin mengonversi email Outlook ke Outlook Tasks, Anda benar-benar perlu menggunakan klien Outlook.

Jika Anda menggunakan pengelola daftar kerja yang harus dilakukan pihak ketiga, Anda dapat mengakses add-in Anda saat berada di aplikasi seluler Outlook.

Aplikasi seluler Outlook, dengan tambahan Trello disorot.

Membuat Tugas dari Apple Surat

Jika Anda menggunakan Apple Mail, satu-satunya pilihan nyata Anda adalah meneruskan email Anda ke aplikasi pihak ketiga (seperti Any.do atau Todoist) dan mengelola tugas Anda di sana, atau seret dan taruh email ke dalam Pengingat. Maka untuk Apple, proses manualnya adalah:

  1. Buka pengelola daftar tugas yang Anda sukai.
  2. Teruskan email ke aplikasi pihak ketiga atau masukkan ke dalam Pengingat.
  3. Tetapkan detail, seperti prioritas, tanggal jatuh tempo, kode warna, dan apa pun yang Anda gunakan.
  4. Simpan tugas baru.
  5. Arsipkan atau hapus emailnya.

Tidak banyak yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan proses itu karena Apple belum menyatukan Surat dan Pengingat dengan sangat ketat. Perusahaan juga tidak mengizinkan banyak integrasi dengan aplikasi pihak ketiga. Sampai perubahan ini (dan kami ragu akan terjadi dalam waktu dekat), opsi terbaik Anda adalah meneruskan email Anda ke pengelola daftar kerja yang harus dilakukan pihak ketiga.

Jika Anda lebih suka menangani email Anda hanya sekali, pembuatan tugas harus secepat dan semudah mungkin. Jika tidak, kotak masuk Anda akan terus menjadi daftar tugas.

Dengan to-do list manager dan add-in pihak ketiga, Gmail dan Outlook memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk membuat tugas dari email dengan cepat, mudah, dan efisien.

Pos terkait

Back to top button