Cara menjadwalkan rapat di Microsoft Teams
Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja tim, dan menggunakan hub kolaborasi seperti Microsoft Teams adalah salah satunya. Ini adalah alat komunikasi hebat yang dapat Anda gunakan untuk mengobrol, berbagi file, dan mengadakan rapat audio dan video dengan tim Anda.
Jika Anda baru memulai dengan tim, Anda mungkin tidak yakin bagaimana merencanakan rapat. Ada beberapa cara untuk melakukannya, dan opsi Anda bergantung pada versi Microsoft Teams yang Anda gunakan. Pada artikel ini, kami akan memberi Anda semua informasi yang perlu Anda ketahui.
Jadwalkan rapat di Microsoft Teams
Akun Microsoft Teams Anda terhubung ke semua produk Grup Microsoft 365 seperti SharePoint, Outlook, Yammer, dll., dan kalender yang Anda gunakan di Teams terhubung langsung ke kalender Microsoft Exchange Anda.
Outlook juga menggunakan kalender Exchange. Artinya saat Anda menjadwalkan rapat melalui Outlook, otomatis akan muncul sesuai undang-undang dan sebaliknya. Berikut cara menjadwalkan rapat di Microsoft Teams:
- Klik ikon “Jadwalkan pertemuan” di Obrolan Grup (di bawah kotak untuk pesan baru.)
- Pilih “Kalender” yang terletak di bilah sisi kiri, lalu klik “Pertemuan baru”.
- Sebuah jendela pop-up muncul. Anda dapat memilih waktu dan tanggal rapat.
- Jika Anda telah menyelesaikan jadwal, klik “Simpan”. Kemudian pop-up akan tertutup dan Anda dapat mengirim undangan rapat dengan Outlook.
Asisten Jadwal
Di jendela pop-up, Anda juga dapat menggunakan fitur “Asisten Penjadwalan”. Fitur ini membantu Anda menemukan waktu yang tepat untuk semua anggota tim Anda, termasuk Anda.
Saat Anda memilih opsi ini, Anda dapat melihat kapan peserta rapat senggang dan kapan mereka sibuk. Biru tua mewakili slot waktu saat tidak tersedia. Slot biru muda adalah waktu yang tersedia dan slot abu-abu adalah jam non-kerja peserta.
Undang orang di luar grup Anda
Salah satu hal hebat tentang Microsoft Teams adalah Anda dapat mengundang orang di luar organisasi Anda ke rapat.
Mereka bahkan tidak harus memiliki lisensi Microsoft Teams. Yang Anda butuhkan hanyalah nama dan alamat email mereka dan Anda dapat mengirim undangan. Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Buka opsi “Tambahkan peserta yang diperlukan” di formulir pop-up Rapat Baru.
- Klik “Opsi”.
- Masukkan alamat email orang tersebut.
- Klik “Undang”. Undangan email akan segera mendarat di kotak masuk mereka.
Anda juga dapat menjadwalkan rapat untuk berlangsung di saluran Teams tertentu. Pilih “Tambahkan saluran”. Dalam formulir Rapat baru. Setelah mengonfigurasi dan mengirim undangan, Anda tidak dapat mengubah saluran.
Jika Anda perlu membuat perubahan, Anda harus membuat undangan baru. Jika rapat berlangsung di saluran, siapa saja yang menjadi anggota grup tersebut dapat bergabung ke rapat, meskipun mereka tidak menerima undangan.
Versi Gratis Microsoft Teams
Jika Anda menggunakan versi gratis Law, Anda mungkin bertanya-tanya di mana opsi penjadwalan di aplikasi Anda. Sayangnya, dalam versi gratis Microsoft Teams, Anda tidak dapat menjadwalkan rapat.
Tapi itu tidak berarti Anda tidak bisa mengadakan pertemuan sama sekali. Aplikasi ini memiliki opsi “Bertemu Sekarang” ketika Anda perlu mengumpulkan grup dengan cepat.
Yang harus Anda lakukan adalah mengklik ikon kamera di sebelah “Bertemu Sekarang” dan kemudian pilih semua nama orang yang akan menghadiri rapat. Fitur ini juga tersedia untuk akun Teams berbasis langganan.
Pelajari selengkapnya tentang rapat Tim Microsoft
Anda dapat memiliki hingga 250 orang dalam rapat Tim. Namun, Anda tidak dapat melihat semua peserta sekaligus. Sebelum pembaruan terbaru, Anda hanya dapat melihat hingga empat peserta aktif dalam panggilan. Anda sekarang dapat memiliki sembilan peserta di layar secara bersamaan. Tetapi pembaruan baru membawa serta beberapa inovasi menarik lainnya.
Peserta rapat Microsoft Teams kini memiliki kualitas audio dan latar belakang kustom yang lebih baik untuk rapat. Anda juga dapat melampirkan video jika ada kebutuhan untuk lebih fokus pada peserta rapat tertentu. Fitur terkait rapat lainnya termasuk lobi virtual, berbagi layar, dan pemecahan masalah interaktif.
Dekatkan tim Anda
Ada banyak cara untuk membuat tempat kerja Anda lebih produktif dengan Microsoft Teams. Ini terutama merupakan aplikasi berbagi file dan obrolan. Tapi itu juga alat yang hebat ketika Anda membutuhkan konferensi video dengan tim Anda.
Menjadwalkan pertemuan dengan asisten penjadwalan membuat menemukan waktu yang tepat jauh lebih nyaman. Dan jika seseorang tidak ada dalam organisasi atau grup Anda, mereka masih dapat bergabung. Cukup kirimkan undangan email.
Pernahkah Anda menghadiri rapat Microsoft Teams? Atau rencana satu? Beri tahu kami di komentar di bawah.
