Mengapa organisasi perlu mengoptimalkan alat olahpesan karyawan mereka untuk tempat kerja

Jika aplikasi bisnis yang tepat untuk olahpesan seluler tidak dapat diakses atau efektif, pengguna akan beralih ke aplikasi konsumen, yang bisa jadi tidak aman dan membatasi produktivitas, kata laporan baru dari platform perpesanan perusahaan NetSfere.

Karyawan sangat bergantung pada mereka smartphones dan alat olahpesan seluler untuk komunikasi bisnis. Kenyamanan teknologi seluler memungkinkan pekerja menjadi fleksibel dan produktif sepanjang hari kerja biasa dan seterusnya. Tetapi alat seluler yang digunakan oleh karyawan harus tersedia, mudah, dan dioptimalkan dengan standar bisnis untuk keamanan dan keandalan. Jika tidak, pengguna akan beralih ke aplikasi tingkat konsumen, yang mungkin tidak memenuhi standar perusahaan, menurut laporan oleh NetSfere, platform olahpesan perusahaan yang dibuat oleh Konvergensi Tanpa Batas.

Dilakukan oleh firma riset dan penasihat 451 Research, survei NetSfere menjangkau para pembuat keputusan dan karyawan TI untuk mengukur pemikiran mereka tentang olahpesan seluler di tempat kerja. Studi ini menemukan bahwa 64% karyawan yang disurvei menggunakan smartphones beberapa kali sehari untuk keperluan kerja. Hampir setengah dari responden mengatakan bahwa organisasi mereka memiliki sejumlah besar karyawan yang terus-menerus bepergian atau bekerja dari jarak jauh. Dan hampir setengah dari semua karyawan dan pengambil keputusan TI yang disurvei mengatakan mereka percaya mereka bisa mendapatkan enam jam atau lebih produktivitas seminggu sebagai hasil dari menggunakan mereka smartphones untuk komunikasi bisnis, sebagian besar untuk pengiriman pesan dan kolaborasi.

LIHAT: Selesaikan lebih banyak dengan iPhone Anda: Kiat dan trik untuk pengguna berkuasa (PDF gratis) (TechRepublic)

Perpesanan seluler adalah mode komunikasi yang disukai di kalangan milenium, tetapi tren itu menjangkau semua kelompok umur, menurut penelitian ini. Selanjutnya, mayoritas responden menyatakan preferensi yang kuat untuk aplikasi mobile-first, yang berarti aplikasi yang dirancang dan diimplementasikan pertama dan terutama dengan mempertimbangkan mobilitas. Perangkat lunak pembuatan konten (Microsoft Office, Google Docs) dan layanan berbagi file (SharePoint, Dropbox, Box) adalah alat teratas yang paling membantu karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Tetapi pada perangkat seluler, alat teratas biasanya adalah aplikasi komunikasi dan penjadwalan, mis., Email, kalender, pengiriman pesan.

Tantangan bagi TI terletak pada memastikan bahwa alat komunikasi bisnis yang tersedia bagi karyawan memenuhi standar keamanan dan produktivitas tertentu. Di bidang ini, para pembuat keputusan TI mengatakan mereka memahami kebutuhan organisasi mereka untuk olahpesan dan kolaborasi – 80 persen menganggapnya "sangat penting" bahwa alat olahpesan mereka dioptimalkan untuk kerja khusus seluler.

Saat melihat alat olahpesan seluler, TI difokuskan pada beberapa faktor utama. Kemampuan untuk berkomunikasi secara real time saat bepergian atau bekerja dari jarak jauh adalah salah satu fitur yang diperlukan untuk alat tersebut. Ketika mengevaluasi alat perpesanan dan kolaborasi untuk karyawan, pembuat keputusan TI menempatkan keamanan di bagian atas daftar, diikuti oleh skalabilitas dan produktivitas.

Tetapi di luar pemahaman dan evaluasi alat seluler yang tepat untuk tempat kerja, TI sadar bahwa lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan.

Organisasi masih melihat mobilitas sebagai fitur tambahan daripada fitur yang kritis misi, menurut penelitian. Dengan demikian, penggunaan aplikasi korporat oleh karyawan di smartphones rendah. Hanya 33% dari responden karyawan mengatakan mereka menggunakan alat kolaborasi tim, sementara 32% menggunakan aplikasi komunikasi terpadu organisasi mereka di ponsel mereka setiap hari. Lebih lanjut, 75% karyawan mengatakan mereka menggunakan SMS untuk keperluan bisnis setiap hari. Itu membuka risiko keamanan karena SMS dianggap sebagai mode pesan yang cacat dan tidak aman, menjadikannya pilihan yang buruk dan berisiko untuk komunikasi bisnis.

"Lambatnya adopsi sebagian besar platform kolaborasi yang dikeluarkan perusahaan dan kurangnya dukungan untuk pengiriman pesan seluler yang aman harus menjadi peringatan bagi para pemimpin bisnis bahwa mereka perlu melihat mobile-first sebagai saluran komunikasi dan kolaborasi karyawan utama mereka," Anurag Lal, CEO dan Presiden Infinite Convergence Solutions, mengatakan dalam siaran persnya. "Sementara komunikasi seluler meningkatkan produktivitas, aplikasi tingkat konsumen menghasilkan kolaborasi terfragmentasi, peran terbatas untuk TI dan menimbulkan risiko keamanan bagi bisnis."

Organisasi harus mengadopsi strategi komunikasi mobile-first dan messaging-first, saran penelitian. Ini dianggap sebagai faktor utama dalam memfasilitasi tempat kerja yang gesit dan memberi karyawan akses di mana-mana ke konten dan aplikasi, di mana pun lokasinya, perangkat mereka, atau jaringan yang mereka gunakan.

Untuk menghasilkan laporan, 451 Penelitian melakukan dua survei khusus yang menargetkan sampel yang representatif dari pengambil keputusan dan karyawan TI di perusahaan besar di berbagai industri di Amerika Utara dan Eropa. Semua pembuat keputusan TI yang disurvei adalah pemimpin TI senior di organisasi mereka dan memiliki pengetahuan mendalam tentang teknologi dan proses perusahaan mereka. Karyawan dan pengguna akhir ditanyai tentang perangkat dan produktivitas serta teknologi kolaborasi yang mereka gunakan secara teratur dan dampak yang dimiliki alat-alat ini terhadap membantu mereka melakukan pekerjaan mereka serta poin rasa sakit yang mereka alami.

Lihat juga