Kelola Lembar Waktu dari Ponsel Anda: Panduan Usaha Kecil untuk Mengelola Lembar Waktu secara efisien dari Ponsel Anda

Apa yang tim saya kerjakan? Berapa lama karyawan saya bekerja hari ini? Apakah orang terlambat bekerja? Bagaimana dengan waktu liburan mereka, berapa hari tersisa setiap karyawan?

“Tanpa menyadari bagaimana Anda menghabiskan waktu saat ini, sulit untuk merenungkan apakah Anda bertindak dengan cara yang sesuai dengan nilai-nilai Anda dan tugas yang berdampak paling tinggi. Menyimpan catatan waktu adalah cara yang bagus untuk menemukan titik awal Anda, tingkat dasar Anda. "

–Chris Bailey, Proyek Produktivitas

Sangat mudah untuk melupakan peran pelacakan waktu dalam bisnis kecil yang dinamis. Pemilik bisnis mungkin percaya bahwa mereka memiliki jawaban atas semua pertanyaan itu tetapi kenyataannya tidak. Sebuah studi baru-baru ini yang mensurvei 500 bisnis memperkirakan bahwa ketidakmampuan bisnis untuk mengatur waktu dengan benar menghabiskan ekonomi AS 50 juta jam, atau $ 7,4 miliar per hari, dalam produktivitas. Untuk bisnis kecil, angka-angka ini diterjemahkan menjadi kerugian besar.

Selama dekade terakhir, digitalisasi dan otomatisasi telah mendorong teknologi baru yang telah mengubah cara organisasi, kelompok, dan individu berfungsi setiap hari. Selain itu, adopsi teknologi seluler yang luas telah meningkatkan efektivitas upaya digital. Dalam hal pelacakan waktu, solusi seluler otomatis sekarang tersedia secara luas di internet – masing-masing mengklaim memiliki solusi unik untuk kebutuhan bisnis Anda. Tapi, bagaimana Anda memotong kekacauan dan membuat keputusan yang tepat? Mari kita lihat topik yang ada.

Pelacakan Waktu Tradisional vs Digital

Sebelum kemajuan teknologi, individu dan bisnis digunakan untuk mengukur produktivitas mereka di atas kertas. Pada akhir setiap hari, karyawan diharuskan mencatat jumlah jam kerja. Makalah ini kemudian diserahkan kepada tim manajemen untuk evaluasi dan, oleh karena itu, daftar gaji dibuat.

Namun, bisnis akhirnya menyadari bahwa metodologi ini dipenuhi dengan kesalahan. Tidak hanya karyawan yang cenderung melakukan kesalahan, tetapi mereka juga bisa memanipulasi jam kerja untuk keuntungan mereka. Sebagai tanggapan terhadap masalah ini, jam pukulan diciptakan dengan tujuan untuk mengotomatiskan proses pelacakan waktu. Namun, mirip dengan pelacakan waktu pena dan kertas, jam punch tidak memiliki dampak yang diinginkan.

Jam pena dan kertas dan punch adalah metodologi tradisional yang telah lazim selama bertahun-tahun. Meskipun tidak ideal, mereka melayani tujuan mereka sementara mereka relevan.

Saat ini, di pasar yang terus berkembang, mereka yang terus menggunakan metode tradisional itu sangat dirugikan. Solusi digital telah mengambil pasar dengan badai dan bisnis dengan cepat mengadopsinya.

Relatif terhadap metode tradisional, pelacakan waktu digital akurat, efisien dan mempromosikan transparansi lintas tim dan klien. Di sinilah otomatisasi membuat perbedaan besar. Dengan melacak secara akurat proyek-proyek sebelumnya, perusahaan dapat memprediksi biaya proyek-proyek masa depan. Ini, pada gilirannya, membantu mengurangi risiko perusahaan melebihi anggaran atau kehilangan uang pada suatu proyek.

Namun, tidak semua pelacak waktu digital diciptakan sama. Sementara beberapa menawarkan paket lengkap, yang lain kekurangan fitur, layanan pelanggan, atau bahkan fungsi inti.

Solusi Pelacakan Waktu "Ideal"

Ideal adalah istilah yang sulit untuk didefinisikan karena setiap bisnis memiliki kebutuhannya sendiri. Namun, ada beberapa fungsi inti yang harus dicari setiap bisnis ketika mencari solusi pelacakan waktu.

Fitur Inti: Pelacakan Waktu Yang Akurat

Salah satu fungsi inti yang harus Anda cari dalam solusi pelacakan waktu adalah kemampuannya untuk secara akurat membuat jam kerja. Sistem pelacakan waktu modern dirancang untuk akurasi dan terbukti memiliki sedikit atau tidak ada kesalahan.

Ketika ada pemahaman umum di antara staf, klien dan kontraktor bahwa waktu dikelola secara akurat daripada yang kita tahu bahwa kita sedang dalam perjalanan membangun hubungan yang sehat. Memiliki pemahaman yang lebih besar tentang bagaimana individu internal atau eksternal menghabiskan waktu mereka selama proyek dapat sangat meningkatkan pengambilan keputusan.

Selain itu, coba cari sub-fitur yang telah dimasukkan pengembang di bawah pelacakan waktu. Ini dapat mencakup apa saja mulai dari manajemen istirahat, kategorisasi pekerjaan, jam waktu lunas, pemberitahuan, dan lainnya. Ini mungkin terlihat kecil tetapi mereka akan berkontribusi terhadap pengalaman pelacakan waktu – yang penting ketika mencoba untuk mengadopsi sistem dalam bisnis Anda.

Secara umum, berhati-hatilah terhadap pengembang yang menjanjikan tetapi tidak memberikannya. Bagaimana cara menemukannya? Lihat ulasan, dan perbarui log. Biasanya platform yang ketinggalan jaman cenderung memberikan pengalaman pengguna yang buruk tetapi ulasan juga akan membantu Anda!

Fitur Inti: Pelacakan Lokasi GPS

Mari kita mempersempit fokus kita lebih jauh.

Sejauh ini, kami telah berbicara tentang setiap platform yang memiliki fungsi pelacakan waktu. Sekarang, kami akan fokus pada pasar pengembang yang lebih kecil yang telah melompati satu langkah di atas yang lain dengan mengadopsi platform mereka ke perangkat seluler.

Kemajuan paling luar biasa dalam industri pelacakan waktu yang dihasilkan dari transisi ini adalah pelacakan lokasi. Apakah Anda seorang bisnis konstruksi yang mengelola kru Anda di beberapa lokasi kerja atau perusahaan pengembangan perangkat lunak yang mempekerjakan pekerja jarak jauh di seluruh dunia, kemampuan pelacakan lokasi merupakan komponen penting untuk sistem manajemen waktu Anda. Anda tidak hanya akan menghilangkan penipuan dan keterlambatan dalam hal jam kerja tetapi Anda juga akan membangun transparansi dan akuntabilitas di seluruh organisasi.

Perlu dicatat bahwa pelacakan lokasi tidak melanggar privasi karyawan selama itu terkandung dalam jam kerja. Karenanya, sebagian besar aplikasi pelacakan waktu telah mengadopsi teknologi mereka untuk masalah ini.

Fitur Inti: Lembar Waktu dan Pelaporan

Fitur yang telah dibahas sejauh ini bertanggung jawab untuk memperoleh data yang sah dan akurat. Namun, tanpa sistem pelaporan yang tepat, data kadang-kadang bisa sangat besar – terutama ketika bekerja di lokasi kerja.

Untungnya, sistem pelaporan adalah fitur inti lain yang dikuasai banyak platform. Mirip dengan pelacakan waktu, pelaporan dapat berkembang dengan berbagai cara melalui sub-fitur. Apakah Anda mencari timesheets umum atau individu, wawasan harian, atau pelaporan waktu nyata opsi tersedia secara luas.

Selain itu, semua proses ini dihitung secara otomatis. Tidak ada lagi yang terbuang berjam-jam mengisi timesheets dengan harapan tidak membuat kesalahan. Pelacak waktu modern akan memungkinkan pemilik bisnis dan manajer menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mempersiapkan dan mengumpulkan timesheets sambil berfokus pada elemen yang benar-benar penting – data.

Tidak ada solusi pelacakan waktu "ideal" yang sesuai dengan profil semua bisnis. Namun, ada beberapa faktor utama yang dapat dibandingkan dengan aplikasi pelacakan waktu. Faktor-faktor ini dapat diterjemahkan ke dalam fitur inti yang perlu pemilik usaha kecil untuk mengelola jam kerja dengan benar, menilai kinerja karyawan, mendeteksi penipuan, meningkatkan proses tertentu dan banyak lagi.

Karena itu, mulailah mencari opsi Anda dan ingat fitur-fitur intinya. Lihat ulasan, catatan bisnis, dan sumber informasi relevan lainnya yang dapat memberi Anda gambaran di mana platform berada.