Mengapa Bisnis Anda Perlu Berinvestasi Dalam Perangkat Lunak Berbagi Dokumen Online
Beberapa orang dapat bekerja secara efektif di bawah tekanan. Namun, ini hampir tidak berfungsi di lingkungan bisnis di mana karyawan tidak dipersenjatai dengan alat produktivitas yang sesuai untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Itu bisa terjadi pada siapa saja, bahkan kepada yang terbaik dan paling cerdas. Dokumen bisa salah tempat, dan file bisa terhapus secara keliru. Dan juga, jika Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengambilnya, Anda mungkin tidak akan menemukannya lagi. Kesalahan ini mungkin tipikal, tetapi mereka dapat membuat atau menghancurkan bisnis. Di sinilah berbagi dokumen berguna.
Jadi, apa itu sistem berbagi file dan data?
Berbagi file sering kali merupakan fitur yang termasuk dalam sistem penyimpanan cloud. Sebagai program yang berdiri sendiri, ini menyediakan akses file ke anggota tim dan pengguna resmi lainnya. Selain akses, pengguna yang disetujui ini kemudian dapat berkolaborasi dan mengerjakan bagian masing-masing baik pada file atau hanya dengan menggunakan yang sama sebagai referensi.
Berbagi file adalah bagian integral dari manajemen dokumen. Yang terakhir adalah program yang mencakup prosedur dan proses yang digunakan sebagian besar organisasi untuk menangkap, menyimpan, mengamankan, dan mengambil data dan informasi setiap hari. Proses-proses ini dapat disederhanakan menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen.
Secara singkat, bagian dasar dari sistem manajemen dokumen adalah sebagai berikut:
- Anotasi Jejak audit Klasifikasi dan pengindeksan Kontrol versi Cari dan pengambilan dokumen Keamanan file dan kontrol akses dokumen Sinkronisasi tindakan pengeditan file Penyimpanan dokumen
Alasan mengapa bisnis Anda membutuhkan sistem berbagi dokumen
Jika Anda masih ragu apakah Anda harus berinvestasi atau tidak dalam sistem manajemen file-sharing, berikut adalah beberapa alasan untuk meyakinkan Anda.
Miliki gudang pusat semua dokumen Anda
Karena kehilangan dan salah menempatkan salinan file tidak dapat dihindari di kantor yang sibuk, lebih bijaksana untuk memiliki area penyimpanan file virtual untuk semua file kantor, penting atau tidak. Melalui ini, siapa pun yang membutuhkan data dapat mengakses, melihat, mengubah, atau membagikannya. Anda tidak perlu membuang waktu dengan panik melihat-lihat folder dan lemari penyimpanan.
Amankan file Anda dan kontrol akses pengguna
Ketika Anda tidak punya sistem pengelolaan dokumen, mudah untuk mengekspos file yang sangat rahasia kepada orang yang salah. Jika file sensitif dan rahasia ini jatuh ke tangan yang salah, bisnis Anda dapat mengalami kerusakan yang tidak dapat diperbaiki. Jika Anda memiliki dokumen yang mengelola perangkat lunak, Anda dapat melindungi semua informasi bisnis rahasia dengan menyiapkan kontrol akses berbasis peran (RBAC) dan kebijakan keamanan yang lebih ketat. Dengan kontrol ini di tempat, hanya pengguna yang sah yang dapat melihat dan menggunakan file tersebut.
Akses mudah ke file
Alasan lain mengapa bisnis Anda harus berinvestasi dalam sistem berbagi dokumen adalah aksesibilitas file kantor Anda di mana saja, kapan saja. Bahkan jika Anda sedang berlibur atau menikmati makan malam Anda, Anda dapat mengakses data dan membuat keputusan bisnis penting segera.
Dan karena sinkronisasi pengeditan dan kontrol versi tercermin dalam waktu nyata, pembuat keputusan utama di perusahaan selalu dapat memperoleh pembaruan tentang status proyek dan tugas tim. Tidak masalah jika CEO Anda keluar dari kantor; semua yang perlu dia ketahui tentang bisnis berada dalam jangkauannya.
Kesimpulan
Sama seperti alat dan perangkat lunak bisnis lainnya, Anda harus membayar di muka untuk berlangganan layanan yang ditawarkan oleh penyedia layanan manajemen dokumen. Sebagian besar bisnis ragu untuk mencoba alat-alat produktif ini karena biaya pengaturan awal. Kemudian lagi, jika Anda hanya membuka mata Anda untuk sejumlah besar manfaat yang bisa Anda nikmati setelah itu, Anda dapat dengan yakin mengatakan bahwa keuntungan yang Anda nikmati membenarkan biaya perangkat lunak.
