Strategi dan Aplikasi Manajemen Waktu Terbaik Saat Ini – Setapp

Warren Buffett pernah berkata, "Saya dapat membeli apa pun yang saya inginkan, tetapi saya tidak dapat membeli waktu." Selain sebagai pengingat akan kematian, ini juga menyinggung salah satu alasan terbesar mengapa banyak bisnis gagal: keterampilan manajemen waktu yang buruk .

Mengapa manajemen waktu itu penting? CEO dan manajer tidak mampu menjadi tidak efisien dalam cara mereka menjalankan sesuatu, terutama jika mereka berharap memiliki bisnis yang sukses atau keseimbangan pekerjaan / kehidupan yang mendekati sehat.

Studi sebelumnya telah menemukan bahwa rata-rata karyawan menghabiskan hanya sekitar 40% dari hari kerja mereka untuk "pekerjaan aktual," dan, sayangnya, banyak pebisnis tingkat tinggi yang telah menaiki tangga perusahaan membawa inefisiensi yang sama dengan mereka.

Itu sebabnya aplikasi manajemen waktu adalah bisnis besar. Jika mereka dapat membantu Anda mendapatkan kembali bahkan 5% dari waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas sepele, itu bisa berpotensi membebaskan beberapa jam setiap minggu.

Di bawah ini Anda akan menemukan kiat manajemen waktu terbaik, serta beberapa aplikasi yang berguna, untuk membantu Anda mengendalikan kembali jadwal Anda.

Cara Memperoleh Keterampilan Manajemen Waktu yang Penting

Tidak ada yang dilahirkan sebagai benteng efisiensi atau mengetahui semua kunci manajemen waktu dalam bisnis. Dalam hal menguasai teknik manajemen waktu, seperti halnya keterampilan lainnya, latihan menjadi sempurna.

Dalam mencari penawaran aplikasi manajemen waktu terbaik di luar sana, Anda akan memperhatikan bahwa sebagian besar dari mereka memuji bahkan keberhasilan terkecil daripada menghukum kegagalan.

Juga tidak bijaksana untuk membeli alat manajemen waktu yang terlalu preskriptif dan gagal untuk mengenali bahwa di dunia bagaimana mengatur waktu, kemajuan bertahap masih terus berlangsung. Jadi mari kita mulai.

1. Rencanakan ke depan

Ada klise lama di dunia bisnis bahwa "jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal." Seperti biasanya, ada beberapa kebenaran di dalamnya.

Meskipun berpegang teguh pada rencana yang tidak berfungsi sama buruknya, memiliki gagasan tentang arah yang Anda inginkan selalu merupakan titik awal yang baik.

Jika Anda tidak yakin bagaimana mengatur waktu Anda dan memiliki pola pikir berotak kanan, alat seperti Aeon Timeline sangat bagus untuk menyusun tugas dengan cara visual.

Lebih dari itu, Aeon Timeline memungkinkan Anda untuk:

• Kerjakan beberapa proyek sekaligus, memecah hal-hal menjadi subtugas

• Menautkan tugas dengan dependensi dan menetapkannya untuk diri sendiri atau orang lain

• Gunakan templat proyek yang dirancang agar menarik secara visual dan sangat dapat disesuaikan

• Impor file CSV dan ekspor gambar, PDF, atau presentasi interaktif

Tentu, daftar hal yang harus dilakukan bisa menjadi awal yang baik untuk proyek apa pun, tetapi biasanya gagal untuk menangkap lapisan tanah dengan cara yang sama dengan rencana yang lebih visual.

2. Prioritaskan dengan kejam

Ketika Anda memiliki rencana di tempat, Anda dapat mulai mencari tahu apa yang perlu Anda lakukan dalam jangka pendek untuk membuat kemajuan menuju keberhasilan melaksanakan rencana itu.

Ada berbagai cara untuk memprioritaskan tugas-tugas Anda, dari "memakan katak" (yang melibatkan menangani tugas-tugas yang paling tidak Anda sukai di pagi hari untuk mengurangi penundaan) hingga mengelompokkan tugas-tugas Anda berdasarkan jenis:

• Penting dan mendesak

• Penting tapi tidak mendesak

• Mendesak tapi tidak penting

• Tidak mendesak atau penting

Dalam melihat bagaimana mengatur waktu, belajar memprioritaskan (dan mengatakan "tidak" ketika sesuatu tidak menjadi prioritas) adalah keterampilan yang berharga.

3. Delegasikan untuk bebas

Setelah Anda memiliki gagasan yang lebih baik tentang apa yang perlu Anda lakukan dalam beberapa hari, minggu, dan bulan mendatang, serta ketika Anda perlu melakukannya, Anda dapat memikirkan tugas-tugas yang perlu Anda tangani sendiri dan yang dapat Anda delegasikan kepada karyawan atau kolega.

Alat seperti Wrike, Trello, atau Jira sangat bagus untuk ini, tetapi, jika Anda lebih suka sesuatu yang terasa lebih seperti aplikasi asli untuk Mac, lihat Merlin Project Express.

Selain membiarkan Anda merencanakan proyek Anda dengan tugas, dependensi, dan pelacakan kemajuan, Merlin Project Express juga memungkinkan Anda untuk:

• Manfaatkan templat proyek yang telah dicoba dan diuji, tetapi sangat fleksibel

• Lacak kinerja anggota tim dan waktu yang dihabiskan, dengan kemampuan menghasilkan biaya

• Sinkronkan dengan buku alamat Mac Anda untuk menjaga semua orang di halaman yang sama

• Hancurkan proyek-proyek besar menjadi tugas-tugas kecil dengan timeline proyek cerdas yang mencerminkan urgensi dari to-dos Anda

• Lampirkan email, catatan, dan gambar ke proyek Anda, sehingga semua yang mungkin perlu Anda akses tersedia di satu tempat

4. Analisis kapasitas Anda

Setelah roda digerakkan, terlalu mudah untuk menganggap bahwa semuanya berjalan sesuai rencana. Sayangnya, itu jarang terjadi. Tidak dapat dielakkan bahwa rencana, atau setidaknya beberapa elemen dari mereka, tidak berfungsi seperti yang diharapkan.

Ketika itu terjadi, penting untuk memperbaiki kapal tepat waktu. Menggunakan alat manajemen proyek dengan benar memungkinkan Anda mendapatkan wawasan tentang kemajuan yang dibuat orang lain tanpa perlu rapat tanpa akhir atau email "pembaruan status" bolak-balik.

Sangat penting untuk masuk ke dalam mengatasi kekurangan atau masalah lain ketika mereka muncul karena itu berarti Anda tidak perlu menunggu sesuatu yang salah secara drastis sebelum Anda memperhatikannya.

Adapun aktivitas manajemen waktu Anda sendiri, aplikasi seperti Timing sangat membantu untuk mengawasi hal-hal karena menganalisis dan melaporkan bagaimana Anda menggunakan Mac Anda tanpa perlu berhenti dan memulai pelacak waktu manual (yang terlalu mudah untuk dilupakan ).

Alat manajemen waktu otomatis seperti Waktu berguna karena mereka:

• Hemat waktu dengan "mengetahui" apa yang sedang Anda kerjakan tanpa harus menambahkan banyak informasi secara manual

• Pantau terus dokumen dan aplikasi yang paling sering Anda habiskan, bahkan ketika Anda sendiri tidak menyadarinya

• Siapkan laporan yang menjelaskan sekilas tentang apa yang mungkin perlu Anda kurangi atau percepat, dan bidang yang mungkin Anda abaikan

• Masih memungkinkan untuk penambahan aktivitas "off-Mac" seperti panggilan telepon atau rapat secara manual

5. Menghilangkan gangguan

Dari email spekulatif dan media sosial hingga apa yang terjadi di luar jendela kantor Anda, tempat kerja modern penuh dengan gangguan potensial. Itu sebabnya banyak orang menganggap strategi manajemen waktu lebih penting dari sebelumnya.

Beberapa bersumpah dengan teknik Pomodoro, yang melihat pengguna bekerja selama 25 menit sebelum istirahat 5 menit, sementara yang lain percaya bahwa mendengarkan tubuh Anda (misalnya mulai dan bekerja lembur jika Anda burung hantu malam hari, atau sebaliknya jika Anda adalah orang pagi) adalah kunci untuk mengurangi gangguan.

Be Focused adalah salah satu contoh aplikasi manajemen waktu yang bertujuan untuk menghilangkan gangguan selama waktu yang dialokasikan untuk bekerja, dan cocok dengan teknik Pomodoro dengan baik dengan pengaturan standarnya.

Lebih fleksibel daripada banyak pelacak lainnya, Be Focused memungkinkan:

• Kustomisasi penuh interval, istirahat pendek, dan durasi istirahat panjang

• Menyeimbangkan banyak tugas sekaligus, dengan peralihan yang mudah antara to-dos yang berbeda

• Menjeda atau melewatkan interval kerja jika terjadi gangguan yang tidak terduga

• Kompatibilitas silang dengan iPhone dan iPad (tersedia versi iOS)

• Pembuatan file dan laporan CSV untuk melacak kemajuan menuju sasaran Anda

Perhatian penuh adalah kegemaran akhir-akhir ini, jadi tidak mengherankan bahwa banyak kegiatan manajemen waktu pada tahun 2019 menganut prinsip-prinsip menghilangkan gangguan dan berkonsentrasi untuk periode waktu yang telah ditentukan.

6. Sering-seringlah beristirahat

Apakah Anda menggunakan teknik Pomodoro atau tidak, seperti disebutkan di atas, penting untuk beristirahat untuk mengisi ulang baterai Anda. Saat mengajukan pertanyaan seputar "apa itu manajemen waktu?" Dan "bagaimana saya bisa menyelesaikan lebih banyak?" Jawabannya tidak boleh "bekerja lebih lama daripada Anda sekarang."

Mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi untuk berpikir tentang istirahat ketika mempertimbangkan kegiatan manajemen waktu, tetapi mereka sangat penting untuk mencegah kejenuhan dan mengatur ulang pikiran Anda sebelum kembali ke tugas dengan mata segar.

Beberapa orang bekerja paling baik mengambil istirahat pendek, mungkin keluar untuk jalan cepat atau mengikuti media sosial, sementara yang lain lebih suka membagi hari mereka menjadi dua dengan istirahat makan siang yang lebih lama. Uji beberapa gaya berbeda dan lihat apa yang berhasil …

7. Jangan pernah berhenti bereksperimen

Saat Anda mencari cara mengelola waktu, Anda akan menemukan ratusan artikel dan aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda membuat kemajuan. Namun, yang paling tidak akan diberitahukan kepada Anda adalah bahwa banyak dari strategi manajemen waktu yang Anda baca tidak akan bekerja untuk Anda.

Orang yang berbeda memiliki gaya bisnis yang berbeda, yang pasti berarti bahwa aplikasi manajemen waktu yang disumpah oleh beberapa orang bisa terasa sangat pedestrian atau seperti tugas bagi Anda. Dan itu sama sekali tidak masalah!

Kuncinya di sini adalah menemukan aplikasi manajemen waktu terbaik, dan teknik lainnya, yang cocok dengan kamu.

Apa itu manajemen waktu? Bukan tujuan, tapi perjalanan.

Sangat mudah untuk mengeluh setiap kali ada orang yang menggambarkan sesuatu sebagai "perjalanan, bukan tujuan," tapi itu benar ketika mengembangkan keterampilan manajemen waktu.

Sama seperti para penimbun tidak memutuskan untuk membuang semua yang telah mereka kumpulkan dalam sekali jalan, Anda tidak dapat berharap untuk menjadi dalang manajemen waktu dalam semalam. Alih-alih, ini adalah proses pengembangan di mana Anda mengetahui kiat manajemen waktu yang tepat untuk membantu Anda. Tentunya tidak ada kekurangan di sana untuk Anda coba!

Sekali lagi, mengapa manajemen waktu itu penting? Ketika Anda lebih produktif di tempat kerja, Anda mengembangkan keseimbangan kerja / hidup yang lebih sehat, lebih sedikit khawatir tentang pekerjaan selama waktu luang Anda, tidur lebih baik, dan kemungkinan mengembangkan hubungan yang lebih kuat dengan kolega atau karyawan Anda. Itu tidak menjadi jauh lebih penting dari itu!

Yang terbaik dari semuanya, setiap aplikasi yang Anda perlukan untuk unggul dalam manajemen waktu, baik itu Aeon Timeline, Timing, Merlin Project Express, atau Be Focused, tersedia bagi Anda untuk uji coba gratis melalui Setapp, sebuah platform dengan lebih dari 150 aplikasi produktif untuk Anda Mac. Mulailah bereksperimen lebih awal untuk merobek semua manfaat jangka panjang itu!